Entretien préalable au licenciement : guide complet pour le salarié 

Points essentiels :

• Une entreprise doit convoquer à un entretien préalable le salarié dont elle envisage le licenciement pour motif personnel ou pour motif économique. 
• La procédure est formelle dans le contenu de la lettre et le délai de la convocation (5 jours ouvrables).
• Le salarié peut exercer plusieurs droits au cours de l’entretien et se faire assister par un conseiller ou un employé.

Qu’est-ce qu’un entretien préalable ?

Définition

L’entretien préalable est une obligation légale imposée à l’employeur avant tout licenciement :

• pour motif personnel (article L 1232-2 du Code du travail)

• pour motif économique de moins de 10 salariés (article L 1233-11).

Objectif

Cette garantie vise à offrir au salarié le droit de se défendre avant que la décision de licenciement ne soit prise. Il écoute les griefs invoqués et explique sa position, en mettant en avant des éléments de contexte ou des justifications.

Pour l’employeur, l’objectif est différent : il informe l’employé des motifs visant à envisager un licenciement. ← Intro Cette obligation légale est pourtant un jeu de dupe car, en pratique, l’employeur a souvent déjà pris sa décision…

Règles de convocation à l’entretien préalable

L’employeur est tenu d’adresser une convocation écrite, remise en mains propres ou adressée en lettre recommandée avec accusé de réception. Elle précise :

• l’objet de l’entretien (le licenciement envisagé),

• la date, le lieu et l’heure du rendez-vous,

• la possibilité de se faire assister par un représentant du personnel (délégué syndical ou membre du CSE) ou, à défaut, un conseiller du salarié dont la liste est disponible en mairie ou auprès de l’inspection du travail.

Attention : une convocation verbale est irrégulière et entraîne la nullité de la procédure.

L’article L 1232.2 du Code du travail prévoit un délai de 5 jours ouvrables entre la convocation et la date de l’entretien. Le calcul du délai s’effectue donc sans tenir compte des dimanches et jours fériés.

Bon à savoir : L’employeur doit présenter les motifs de la décision envisagée sans les détailler. Par exemple, il peut écrire : « nous envisageons de procéder à un licenciement pour insuffisance professionnelle » sans détailler les raisons à ce stade.

Comment se déroule un entretien préalable au licenciement ?

Le déroulement de l’entretien préalable constitue une étape incontournable de la procédure de licenciement.

Qui est présent ?

Phase essentielle de la procédure, l’entretien doit être loyal et sérieux. Ainsi, le salarié doit pouvoir s’exprimer réellement, selon la Cour de cassation (Cass. soc., 29 mai 2001, n°99-41.381).

L’employeur participe lui-même ou via son représentant (DRH, directeur), éventuellement assisté d’une autre personne de l’entreprise. Le salarié peut venir avec un représentant du personnel ou d’un conseiller du salarié.

À ce stade, un avocat ne peut intervenir aux côtés du salarié pendant l’entretien préalable…Mais il peut être efficace pour préparer cet entretien.

Le déroulement de l’entretien

L’employeur expose les motifs du licenciement envisagé. Il doit présenter de manière claire et précise les griefs reprochés au salarié. Puis, le salarié présente ses explications et ses justifications. Il peut apporter des éléments de contexte, des documents, des témoignages. Un dialogue entre l’employeur et le salarié doit avoir lieu : l’employeur ne peut pas faire un monologue sans écouter l’employé.

Après l’entretien préalable

La rédaction d’un procès-verbal n’est pas obligatoire mais vivement conseillée. Chacun peut prendre des notes et s’exprimer.

L’enregistrement de la réunion semble accepté par la Cour de cassation, puisque l’entretien se déroule dans le milieu professionnel et ne relève pas de l’atteinte à la vie privée (Chambre criminelle, 12 avril 2023 n° 22-83.581).

Quels sont les droits du salarié pendant un entretien préalable ?

Droit à l’assistance

Bénéficier d’une assistance est un droit fondamental. Le salarié a le droit de se faire assister lors de l’entretien préalable par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

L’assistant ne peut pas se substituer au salarié mais peut compléter ses propos. Il conseille, prend des notes et intervient. C’est surtout un témoin des échanges.

La personne peut être un représentant du personnel (délégué syndical ou membre du CSE) ou, à défaut, un conseiller du salarié inscrit sur une liste préfectorale. La liste est disponible en mairie ou auprès de l’inspection du travail.

Droit de s’exprimer

Pendant un entretien préalable, le salarié a le droit de s’exprimer pour présenter sa version des faits, apporter des éléments que l’employeur ignore peut-être, contester les faits reprochés le cas échéant.

Il peut également proposer une alternative au licenciement.

Le salarié a aussi le droit de se taire s’il le souhaite.

Droit de ne pas se rendre à l’entretien préalable

Le salarié peut ne pas se présenter à l’entretien préalable, même s’il est prévu pour se défendre. C’est souvent le cas lorsque le salarié est trop nerveux ou trop affaibli par des mois de pression.

L’absence à l’entretien ne constitue pas une faute. L’employeur a alors le droit de poursuivre la procédure de licenciement. L’absence ne peut être utilisée contre l’employé.

Si le salarié est en arrêt maladie ou a un empêchement majeur, il peut demander le report de l’entretien, mais l’employeur n’est pas obligé d’accepter.

Droit à la rémunération

Si l’entretien a lieu pendant les heures de travail, le salarié conserve sa rémunération.

Si l’entretien a lieu en dehors du temps de travail (salarié en arrêt maladie convoqué), aucune rémunération n’est due.

Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations de l’employeur ?

La convocation est irrégulière

Le licenciement pourra être jugé irrégulier pour vice de procédure. Convoquer oralement ou ne pas respecter les délais sont des exemples d’irrégularités. Ce sera aussi possible si l’employeur omet d’indiquer la possibilité de se faire assister et où trouver la liste des conseillers.

L’entretien préalable n’a pas lieu

L’entretien est une obligation légale. Le non-respect expose l’employeur à l’annulation du licenciement devant les tribunaux. Aussi, le salarié peut demander sa réintégration des indemnités de licenciement.

L’entretien préalable a lieu de manière irrégulière

Autre cas de figure, l’entretien préalable a bien lieu mais ne permet pas au salarié de s’exprimer par exemple ou d’être assisté.

Dans ce cas, le licenciement sera irrégulier pour non-respect de la procédure.

Comment préparer l’entretien préalable ?

À faire dès la réception de la convocation

Passé l’effet de surprise, prenez le temps d’analyser la convocation pour vérifier sa conformité (délai, forme, mentions obligatoires). Vous le faites seul, avec un représentant du personnel ou avec l’aide d’un avocat en droit du travail.

Le délai minimum de cinq jours est court pour préparer vos arguments. Rassembler des preuves, collecter des témoignages, télécharger des documents prend du temps.

Puis, vous préparez votre défense. En premier lieu, cherchez les griefs possibles à votre encontre. Que peut vous reprocher votre employeur ? C’est parfois évident (en cas de conflit avec votre supérieur hiérarchique ou de négligence dans un dossier récent) mais c’est souvent moins simple.

Pour chaque motif hypothétique, préparez des arguments et des éléments de défense.

Ensuite, rassemblez les preuves et justificatifs :

• contrat de travail,

• convention collective et accord de branche,

• règlement intérieur (échelle des sanctions disciplinaires dans l’entreprise),

• échanges avec l’entreprise,

• comptes-rendus d’entretiens professionnels,

• fiche de paie avec le versement de primes facultatives,

• planning de travail,

• emails de clients ou de partenaires vantant vos qualités, etc.

Préparer l’entretien

Il sera important de contester calmement les faits tout en contextualisant les circonstances. Vous pourrez également mettre en avant les dysfonctionnements de l’entreprise, le défaut de formation, des consignes contradictoires, etc. Enfin, il est bon de rappeler le contexte de votre embauche, votre ancienneté, vos résultats et votre investissement sans faille au profit de l’entreprise.

Mettre par écrit les points clés peut éviter de perdre ses moyens lors de l’entretien. Vous pouvez par exemple établir une chronologie des faits ou votre récit d’une altercation dans son contexte. Faites une fiche avec les arguments pour chaque grief envisageable. Préparez aussi des propositions alternatives au licenciement envisagé (formation, changement de poste, sanction moins grave).

Se préparer mentalement à l’entretien préalable

C’est sans doute le point le plus personnel et complexe. Vous devez visualiser les griefs et les personnes présentes et vous préparer à entendre ces reproches sans vous énerver. Imaginez les phrases à dire pour garder un ton calme et professionnel. L’agressivité est nuisible au cours d’un entretien préalable dont le licenciement est sans doute déjà acté.

Pendant l’entretien

Prenez des notes pendant l’exposé des motifs par l’employeur et demandez des précisions sur tout reproche trop vague. Ne signez aucun document et ne reconnaissez aucun fait non établi.

Par exemple, pour un licenciement pour faute, contestez la matérialité des faits ou la gravité de la faute, tout en mettant en avant votre absence de sanctions disciplinaires depuis votre recrutement.

Un licenciement pour insuffisance professionnelle se contre en prouvant l’atteinte des objectifs fixés, l’absence de moyens ou le caractère irréaliste des objectifs.

Un licenciement pour motif économique nécessite de prouver l’absence de difficultés économiques et l’absence de reclassement ou de contester l’ordre des licenciements.

Après l’entretien préalable

Rédigez immédiatement un compte-rendu détaillé :

• rappelez tout ce qui a été dit,
• listez les faits reprochés et les arguments avancés par les deux camps,
• énoncez les réactions des personnes présentes.

Vous pouvez adresser un courrier de confirmation résumant votre version de l’entretien en recommandé avec accusé de réception, sans attendre celui de votre entreprise. Inutile d’attendre la sanction pouvant aller jusqu’au licenciement pour agir !

Il est temps de consulter un avocat en droit du travail si vous ne l’avez pas encore fait. Avant même de recevoir la notification du licenciement, un dossier complet s’avère impératif pour contester son licenciement ! Au-delà des modalités de l’entretien préalable, vous avez d’autres raisons de contester un licenciement abusif.

Une mesure de licenciement n’est pas anodine. L’entreprise doit avoir un motif de licenciement certain, une cause réelle et sérieuse, qu’elle peut justifier. Faites valoir vos droits grâce à un avocat reconnu pour la défense des salariés.