Convocation à un entretien sans motif : est-ce légal ? 

Points essentiels :

• L’employeur qui envisage de licencier un salarié le convoque à un entretien préalable. La convocation est effectuée par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge. Cela vaut pour un licenciement économique ou personnel, basé sur une procédure disciplinaire ou non. (article L1232-2 du Code du travail).
• Cette lettre indique l’objet de l’entretien entre le salarié et l’entreprise. Elle précise la date (jour et heure) et le lieu de cet entretien. Un délai de 5 jours ouvrables s’impose.
• Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’employeur n’a pas l’obligation légale de détailler les griefs dans la lettre de convocation. L’employeur indique les motifs de la décision envisagée (sanction disciplinaire ou rupture du contrat de travail) et recueille les explications du salarié lors de l’entretien.
• Mais attention, cette absence d’obligation de mentionner les motifs précis dans la convocation ne prive toutefois pas le salarié de ses droits de défense.
• L’accompagnement du salarié par un avocat en droit du travail est important dès cette phase pour vérifier le respect de vos droits et de la procédure.

L’employeur doit-il indiquer le motif dans la convocation à l’entretien préalable de licenciement ?

L’article L 1232-2 du Code du travail impose à l’employeur de convoquer l’employé qu’il projette de licencier à un entretien préalable. Cet article précise que la lettre indique l’objet de la convocation.

Attention : l’objet de la convocation est, par exemple, le fait que l’entreprise envisage un licenciement pour motif personnel et souhaite évoquer cela lors d’un entretien au cours duquel l’employeur exposera le motif clairement énoncé.

Concrètement, l’employeur doit simplement mentionner qu’il envisage une mesure pouvant aller jusqu’au licenciement.

Votre employeur n’a donc aucune obligation de vous préciser auparavant les raisons pour lesquelles ils vous convoquent à un entretien préalable. En effet, c’est tout l’objet de ce rendez-vous : vous exposer le point de vue de l’employeur et les raisons qui le poussent à envisager un licenciement.

D’ailleurs l’article L 1232-3 du Code du travail est explicite : « Au cours de l’entretien préalable, l’employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié« .

Cet entretien a pour but de présenter vos arguments en défense et ainsi, éventuellement, éviter la sanction si elle est infondée. Il est obligatoire pour un motif disciplinaire (licenciement pour faute simple, faute grave ou lourde) comme pour un motif non disciplinaire (insuffisance professionnelle). En cas de licenciement pour motif économique, un entretien préalable est aussi impératif.

C’est pendant l’entretien que l’employeur expose les faits reprochés au salarié. Ce dernier peut alors y répondre dans le respect du principe du contradictoire. L’entreprise dispose d’un pouvoir de sanction mais toute sanction doit être prévue par le règlement intérieur et justifiable.

Dans certains cas, le salarié convoqué imagine connaître les motifs reprochés, notamment en cas de faute. Mais ce n’est pas toujours le cas. Aussi, dès le réception de la convocation, il est préférable de se faire accompagner par un avocat en droit du travail pour bien préparer sa défense.

Quelles sont les règles de convocation ?

Si l’entreprise n’a pas l’obligation de d’indiquer le motif de sanction envisagé, d’autres règles sont impératives pour convoquer à un entretien:

• La convocation s’effectue par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.
• Un délai de 5 jours ouvrables est à respecter entre la tenue de l’entretien préalable et la présentation de la lettre recommandée (ou la remise en main propre de la lettre de convocation). Le samedi est un jour ouvrable mais pas le dimanche ni les jours fériés.
• Le courrier indiquer l’objet de la convocation (mais pas le motif).
• Le courrier précise la date, l’heure et le lieu de cet entretien (lieu de travail).
• Il précise le droit d’être accompagné lors de cet entretien et les modalités pour assister un salarié (représentant du personnel ou conseiller).

Il est important de vérifier si le délai de convocation notamment est bien respecté. Cela peut vous permettre d’invoquer une irrégularité de procédure, si besoin. La convocation à un entretien préalable est une étape obligatoire dans une procédure de licenciement pour motif personnel.

Bon à savoir : Le délai de 5 jours commence à courir le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du salarié, peu importe quand celui-ci récupère effectivement son courrier.

Attention en cas de problème des services postaux ! L’employeur a une obligation de résultat. La Cour de cassation estime que le courrier doit être présenté au moins 5 jours ouvrables avant l’entretien. Peu importe qu’il y ait eu une erreur des services postaux (Cass. Chambre sociale, 11 décembre 2024, n°22-18.362).

Exemple de convocation à un entretien sans motif

Prenons l’exemple de Julie. Salariée consciencieuse et dévouée, elle a toujours suivi à la lettre les directives de son supérieur. Un jour, elle reçoit une convocation à un entretien préalable. Confiante en son travail, et ne sachant pas vraiment à quoi s’attendre, elle y va seule et sans préparation.

Durant l’entretien, son employeur l’accuse d’une série de manquements professionnels. Bouleversée, elle ne peut réagir que par des dénégations et des justifications maladroites. Elle n’a préparé aucune preuve écrite pour contrer les reproches de son employeur. Pas de mails, pas de SMS. Rien pour prouver que ces manquements sont infondés.

De même, sans allié à ses côtés, elle se sent perdue et impuissante.

Comment bien préparer un entretien sans motif ?

Si Julie avait su à quoi s’attendre lors de cet entretien, les choses auraient pu être très différentes.

Il faut donc vous préparer du mieux possible à cet entretien en réunissant le maximum de preuves pour contre-argumenter ce que va vous reprocher votre employeur. Analysez votre situation professionnelle récente : incidents, avertissements, performances, relations avec la hiérarchie, etc. Puis, recueillez des écrits (emails, sms) de votre responsable et des attestations de collègues.

Il faut trouver un allié lors de cet entretien préalable pour vous accompagner :

• Si l’entreprise dispose d’un CSE (Comité social et économique) : représentation par un personne de votre choix au sein du personnel de l’entreprise.
• Si l’entreprise n’a pas de CSE : l’employé peut se faire assister par un autre salarié ou par un conseiller du salarié dont la liste et les coordonnées (adresse) sont à indiquer dans la convocation.

C’est essentiel pour bénéficier d’un témoin des propos et du déroulé de l’entretien.

Témoignage de Maitre Marlone Zard :

L’employeur doit-il vous expliquer pourquoi il vous convoque à un entretien préalable ?

Souvent, les clients viennent au cabinet et me disent : « J’ai été convoqué à un entretien préalable » ou « j’ai été mis à pied à titre conservatoire et l’employeur ne m’a même pas dit pourquoi ».

 

Il faut savoir que l’employeur n’a pas l’obligation de vous préciser les motifs de votre convocation lors de la remise de celle-ci.

 

C’est au moment de l’entretien préalable que votre employeur va vous préciser, pour la première fois, les motifs de ce qui pourrait être votre futur licenciement. Il les inscrira définitivement au moment où il vous enverra la lettre de licenciement.

 

Donc, si vous avez un conseil à prendre de cette vidéo, préparez-vous à cet entretien préalable, notamment en demandant d’être assisté par un conseiller du salarié, un délégué du personnel, ou un salarié de l’entreprise.

 

Pourquoi se faire accompagner par un avocat en droit du travail ?

Il est important de se rappeler que les lois en matière d’emploi sont complexes et que chaque situation est unique. Pour tout renseignement, n’hésitez pas à nous contacter au 01 83 62 19 60, et venez consulter un avocat spécialisé en droit du travail pour discuter de vos options.

Décider de se rendre ou non à l’entretien préalable

Il faut savoir que le salarié n’a aucune obligation de se rendre à l’entretien préalable. L’absence du salarié à l’entretien ne constitue pas une faute. L’employeur qui envisage une sanction, peut poursuivre la procédure de licenciement. L’employé n’a pas à justifier son absence à l’entretien préalable.

La demande du salarié d’un report est possible mais l’entreprise n’a pas l’obligation d’accepter. Ne pas se rendre à l’entretien préalable ne peut pas être préjudiciable. Certains salariés ne sont tout simplement pas en état de santé physique ou morale pour supporter un entretien.

Bon à savoir :

Le Conseil constitutionnel a récemment rappelé (décision n° 2025-1160/1161/1162 QPC du 19 septembre 2025) le principe suivant : les dispositions du Code du travail relatives à l’entretien préalable ne prévoient pas l’obligation d’informer le salarié de son droit de se taire. Elles sont néanmoins conformes à la Constitution.

Vérifier le respect des règles de convocation

Votre avocat vérifie avec vous le respect des règles de fond et la formalisme de la convocation à un entretien sans motif à ce stade. Par exemple, l’employeur a-t-il bien respecté le délai de convocation de 5 jours ouvrables ? La lettre précise-t-elle le droit de se faire représenter ? La date de l’entretien préalable est-elle cohérente et celle de la notification du licenciement ensuite est-elle correcte ? Avant la rupture du contrat de travail, un certain nombre de vérifications sont nécessaires.

Une convocation RH sans motif ne vaudra pas entretien préalable si l’objet n’est pas indiqué en tant que tel.

De la même manière, le report de l’entretien par l’employeur n’empêche pas de devoir notifier le licenciement dans un délai d’un mois, à compter du premier entretien prévu (Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, 22 janvier 2025, n°23-19.892).

Enfin, la lettre de licenciement doit mentionner les motifs précis de licenciement. Ceux-ci doivent être identiques à ceux évoqués lors de l’entretien préalable. L’employeur ne peut pas trouver d’autres raisons entretemps !

Vérifier si les droits du salarié sont respectés

Vous vous assurez de la protection du salarié et du respect des droits :

• droit d’être informé du motif de licenciement au cours de l’entretien,
• droit d’assistance,
• mais aussi droit de contester le licenciement ou la mesure disciplinaire.

Depuis l’ordonnance Macron du 22 septembre 2017, une irrégularité de procédure (non-respect des règles de l’entretien préalable) donne lieu au versement d’une indemnité au salarié, qui ne peut être supérieure à un mois de salaire.

Avec votre avocat en droit social, vous décidez de la meilleure stratégie de défense. Une négociation ou un recours devant le conseil de prud’hommes ? Comment réunir les preuves pour défendre votre dossier ? Comment justifier l’absence de motif et obtenir l’annulation du licenciement sans cause réelle et sérieuse ? Que prévoit votre convention collective et le réglement intérieur ? Nous répondons à toutes vos questions, dès la convocation à un entretien RH.

Éviter le licenciement

Très souvent, à l’issue de l’entretien préalable à une éventuelle sanction, l’employeur prononcera un licenciement. Mais s’il se rend compte que le salarié arrive avec de bons arguments et que son dossier est trop léger, le service RH peut aussi revoir sa copie et décider de prononcer une autre éventuelle sanction disciplinaire : avertissement ou blâme notamment.

En conclusion, si une convocation à un entretien sans motif est possible, d’autres conditions de validité existent. Compte tenu du court délai entre la convocation et l’entretien préalable, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone ou en visioconférence pour une consultation rapide. Vous aurez les idées claires pour bien préparer l’entretien, réunir des preuves  et adopter la bonne stratégie. Le cabinet Howard est reconnu dans la défense des salariés et des CSE.